PEDOMAN KEARSIPAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI JAKARTA TIMUR

Latar belakang

Sekecil apapun organisasi dalam pelaksanaan kegiatannya dipastikan akan menghasilkan arsip, demikian dengan perorangan dalam berhubungan dengan lainnya juga akan menghasilkan arsip. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa arsip berfungsi sebagai penghubung antar struktur sosial dan interaksi manusia karena dalam arsip terekam informasi dan bukti hubungan sosial dan informasi tentang kelompok orang, organisasi yang terlibat, kejadian, tempat serta data-data lain dalam hubungan tersebut, maka dari itu arsip sangat lah penting sebagai bukti transaksi maupun hubungan tersebut dan harus dikelola, dirawat serta disusutkan sesuai prosedur yang ada

Pembahasan

1.      Pengertian arsip

a.       Arsip dinamis (record)

Arsip dinamis atau record adalah sebuah informasi yang terekam dalam berbagai media dan karakteristik yang dibuat dan diterima oleh organisasi maupun perorangan dalam rangka pelaksanaan kinerjanya untuk tujuan hukum dan operasionalnya atau singkatnya arsip tersebut masih memiliki nilsi guna dan digunakan sesuai dengan fungsi dan alasan mengapa arsip itu diciptakan

b.      Arsip statis

Arsip statis adalah sebuah informasi yang biasanya terekam dalam format dokumen yang sudah habis nilai gunanya dan disimpan karena nilai historisnya

2.      Perbedaan lembaga kearsip dengan lembaga informasi lainnya

a.       Akses

akses lembaga kearsipan sangatlah terbatas, karena mengandung data-data penting yang hanya bisa diakses oleh arsiparis dan lembaga atau orang yang bersangkutan

b.      Fungsi arsip

Dari segi fungsinya arsip memiliki fungsi memelihara akumulasinya

c.       Sasaran

Lembaga kearsipan didirikan untuk melestarikan bahan kearsipan yang dihasilkan sebuah maupun beberapa lembaga badan korporasi

d.      Konten

Konten yang dikelola dalam lembaga kearsipan adalah informasi terekam atau manuskrip yang umumnya tercetak

e.       Sarana dan prasarana

Biasanya sarana maupun prasarana pada lembaga kearsipan ditujukan untuk melindungi arsip juga untuk penyusunan dan pengelompokan agar arsip mudah ditemukan

3.      Pengelolaan arsip dinamis aktif

a.       Tata persuratan

Tata naskah/ persuratan adalah kegiatan merancang dan mengatur bentuk dan susunan surat, ukuran dan kualitas kertas yang digunakan

b.      Pengurusan surat

Pengurusan surat merupakan mekanisme kegiatan yang dilakukan dalam proses pengelolaan surat yang tidak hanya sekedar menerima dan mengirimkan surat masuk dan keluar, tapi juga mengarahkan dan menyalurkan surat unit-unit kerja dalam lingkungan organisasi, mekanisme ini dapat dirancang sesuai dengan prinsip efisiensi, keamanan dan kecepatan

4.      Klasifikasi kearsipan pemerintah provinsi jakarta timur

a.       Klasifikasi Desimal Universal (KDU) adalah suatu sistem klasifikasi untuk mengelompokan sistem bidang pengetahuan, KDU dapat digunakan untuk mengatur semua bahan informasi yang dapat ditemukan kembali jika diperlukan. KDU telah diterima sebagai sistem standar internasional yang digunakan untuk pengelompokan bahan perpustakaan, pusat dokumentasi dan arsip

b.      Penyusunan pola klasifikasi kearsipan berdasarkan KDU

Cara penyusunan klasifikasi pemerintah provinsi DKI Jakarta menggunakan angka dasar 35 dari KDU yang berarti administrasi pemerintah berdasarkan notasi 35 ini, kegiatan organisasi dibagi menjadi dua kelompok utama, yaitu:

                                                              i.      Kegiatan bersifat penunjang atau fungsi fasilitatif di dalam KDU ditandai dengan notasi 35.07 dan 35.08 (keorganisasian dan kepegawaian)

                                                            ii.      Kegiatan yang bersifat pokok atau fungsi subtantif di dalam KDU ditandai dengan notasi 351 (tugas pemerintahan pada umumnya) secara ringkas, susunan notasi klasifikasi tersebut

5.      Petunjuk pengkodean arsip

Cara menentukan kode klasifikasi suatu arsip/surat

a.       Setiap surat penting yang masuk maupun yang keluar diberi tanda atau kode klasifikasi sesuai masalahnya

b.      Perhatikanlah apakah materi di dalam surat tersebut dalam rangka pelaksanaan tugas penunjang ataukah kegiatan pokok

                                                              i.      Kegiatan penunjang bersifat keorganisasian: cari kode kasifikasi dibawah 07

                                                            ii.      Menyangkut masalah kepegawaian: cari di bawah notasi 081-089

                                                          iii.      Dalam rangka keadaan substantif: cari di bawah -17.1 s.d -1.79 atau -181 -88 atau -1.91

c.       Masalah yang berkaitan satu sama lain tentang kasus tertentu diberikan kode yang sama sehingga terkumpul menjadi dosir

d.      Apabila dalam satu surat mengandung lebih dari satu masalah maka tentukan terlebih dahulu masalah mana yang perlu penyelesaian lebih lanjut, dan beri klasifikasi masalah tersebut

e.       Penggunaan indeks sebagai penolong

6.      Cara penyimpanan  arsip

a.       Penyimpanan dalam bentuk berkas

Arsip yang mempunyai kesamaan masalah disimpan  berdasarkan kode klasifikasi dalam bentuk berkas. Apa bila dalam satu kode terdapat beberapa masalah maka dapat dibedakan dengan judul masalahnya

b.      Penyimpanan dalam bentuk dosir

Arsip tentang suatu kasus, kegiatan ataupun proyek tertentu, mulai dari awal sampai akhir dalam bentuk dosir, arsip-arsip tersebut merupakan kelengkapan suatu proses

7.      Pemindahan arsip

Pasal 2 peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah pengurangan jumlah arsip dengan cara:

a.       Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga negara atau badan pemerintahan masing-masing

b.      Memusnahkan arsip sesuia dengan ketentuan yang berlaku

c.       Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan dalam lembaga kearsipan

8.      Prosedur pemindahan arsip dari central file ke pusat arsip secara umum

                                                              i.      Pemeriksaan

                                                            ii.      Pendaftaran

                                                          iii.      Penataan arsip

                                                          iv.      Pembuatan berita acara pemindahan arsip

                                                            v.      Pelaksanaan pemindahan

9.      Tehnik perawatan arsip

Untuk mengetahui perawatan arsip dinamis maka harus diketahui  faktor penyebab kerusakan arsip untuk mempermudah kegiatan perawatannya

a.       Faktor biologis

Biasanya banyak sekali terjadi di daerah tropis, faktor biologis yang dimaksud adalah serangga, perawatan arsip terhadap faktor ini dapat dilakukan dengan fumigasi dengan bahan kimia yang dapat membunuh serangga

b.      Faktor fisik

Faktor ini disebabkan oleh cahaya, panas dan air yang ketiganya menyebabkan oksidasi pada kertas

c.       Faktor kimiawi

Disebabkan oleh bahan kimiawi seperti gas asidik, pencemaran atmosfir, debu dan tinta atau bahkan keasaman yang dikandung oleh kertas itu sendiri

d.      Faktor lainnya

Faktor alam seperti banjir, gempa bumi maupun kebakaran

10.  Syarat akses

Pembuatan kebijakan mengenai akses terhadap dokumen/arsip merupakan tugas yang tidaklah mudah, banyak pertimbangan yang harusperhatikan dalam pembuatannya adalah:

a.       Memperhatikan undang-undang atau aturan yang dibuat oleh lembaga yang lebih tinggi darinya mengenai akses terhadap arsip-arsip  yang disimpan oleh pemerintah

b.      Memperhatikan sensitifitas dan kerahasiaan arsip agar tidak menimbulkan kerugian atau rasa malu terhadap lembaga/ pribadi yang bersangkutan

c.       Perlindungan terhadap privasi individu karena data tersebut tidak boleh diberikan kepada orang lain kecuali sudah mendapat izin dari orang yang bersangkutan

d.      Batasan-batasan atau aturan yang dibuat oleh depositor arsip mengenai akses arsipnya

e.       Pemakai, atau definisi kelompok pemakai yang akan dilayani

f.       Akses yang sama terhadap arsip

g.      Tingkat akses yang diperbolehkan bagi pemakai

h.      Kondisi fisik arsip untuk pembatasan akses sampai arsip

i.        Keamanan arsip

j.        Biaya pembayaran yang dibebankan kepada pemakai jika dia menggunakan arsip yang menyangkut fasilitas, pelayanan dan pemberian salinan

k.      Layanan peminjaman

11.  Penyusutan arsip

Salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah menumpuknya arsip-arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan lagi

12.  Pedoman penyusutan arsip

Penyusutan arsip berpedoman jadwal retensi arsip yang berisikan jangka simpan beserta penetapan musnah atau simpan permanen

13.  Pelaksanaan penyusutan

a.       Jadwal penyusutan agar penyusutan arsip dilakukan dengan tertib dan terencana

b.      Pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan dengan memperhatikan hal-hal berikut:

                                                              i.      Menyortir arsip yang sudah mencaoai masa inaktif sesuai jadwal retensi

                                                            ii.      Menyeleksi arsip untuk menentukan arsip yang dapat dipindahkan dan dimusnahkan di unit pengolahan

                                                          iii.      Membuat daftar pertelaan arsip secara lengkap

                                                          iv.      Memasukan arsip ke dalam boks arsip

                                                            v.      Menyampaikan usulan pemusnahan atau pemindahan kepada pimpinan unit pengolah

                                                          vi.      Pemindahan/pemusnahan yang dilakukan dengan membuat berita acara

14.  Penyerahan arsip ke lembaga kearsipan dan pemusnahan arsip di unit kearsipan pusat

Kegiatan ini meliputi:

a.       Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui jangka waktu simpan sesuai jadwal retensinya

b.      Menyisihkan arsip inaktif yang sudah melampaui jangka waktu simpan sesuai jadwal retensinya serta membuat daftarnya

c.       Melakukan penilaian arsip dengan cara meneliti ulang nilai guna arsip yang berjangka waktu simpan 10 tahun keatas

d.      Membuat daftar pertelaan

e.       Mengajukan pemusnahan kepada kepala instansi

f.       Pimpinan instansi memberitahukan kepada lembaga kearsipan tentang penyerahan arsip, penyerahan disertai dengan pembuatan berita penyerahan arsip

Kesimpulan

Pengelolaan arsip sangat kompleks, sehingga dibutuhkan pedoman khusus agar arsiparis dapat mengelola arsip dengan lebih baik dan jika ada kerancuan arsiparis dapat memegang pedoman tersebut agar tidak salah ketika melakukan kebijakan yang berhubungan dengan arsip