Pengelolaan Arsip dan Record

BAB I

PENDAHULUAN

1.      LATAR BELAKANG

Record, dokumen dan arsip tidak dapat dipisahkan dari pengelolaan perpustakaan maka dari itu seorang pustakawan diharuskan memiliki pengetahuan dasar tentang, pengelolaan arsip dan record

2.      TUJUAN PENULISAN

Paper definisi ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah manajemen record dan memperdalam pengetahuan mahasiswa jurusan ilmu perpustakaan sebagai selaku calon pustakawan tentang dasar-dasar manajemen record dan hal-hal yang berhubungan dengan hal tersebut

BAB II

PEMBAHASAN

Dokumen

Dokumen adalah sebuah objek yang menyajikan informasi. Dokumen merupakan wahana wadah pengetahuan dan ingatan manusia, dalam dokumen disimpan pengetahuan yang diperoleh manusia serta segala sesuatu yang diingat manusia dituangkan dalam dokumen. (Sulistyo Basuki, 1997)

Dokumen dapat didefinisikan sebagai  objek penyaji informasi dari data, ingatan maupun pengetahuan yang terstruktur ada dalam benak manusia, yang terbit maupun tidak dalam bentuk tangibel atau intangible yang mempunyai format tekstual maupun non-tekstual

File

McLeod (Pearson) Mengatakan file merupakan koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namanya.

Sindhunata dengan singkat menjelaskan bahwa file adalah kumpulan catatan atau arsip.

File atau berkas dapat didefinisikan sebagai koleksi record maupun arsip yang saling berhubungan satu sama lain dan didefinisikan secara jelas oleh pembuatnya

Record Center

Dalam penjelasan pasal 47 ayat 1 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif atau records center sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip

Pusat arsip (Record Center) diciptakan karena kebutuhan organisasi, sehingga ia perlu didesain secara khusus untuk memenuhi kriteria tertentu dan dapat mendukung pencapaian tujuan pengelolaan arsip (ANRI, 2009)

Pusat Arsip atau record center dapat didefinisikan sebagai sebuah tempat dan semua fasilitas yang dibangun menyatu dengan gedung kantor dan merupakan salah satu bagian dari gedung atau yang dibangun di luar dari gedung suatu instansi yang didesain  khusus sedemikian rupa untuk menyimpan dan mengolah arsip inaktif. 

Record center juga dapat didefinisikan sebagai repositori utama yang mengatur dan menyimpan semua record sebuah lembaga yang mendukung manajemen record dari terciptanya record sampai pemusnahan record

Arsip Statis

Arsip (statis) ialah  rekod yang tidak lagi digunakan untuk keperluan masa kini namun tetap dilestarikan karena nilai pembuktian atau informasionalnya. Arti kedua  ialah gedung atau bagian gedung yang menyimpan materi arsip dan menyediakan ruangan dan fasilitas untuk arsiparis dan pemakai. (Sulistyo Basuki, 2012)

UU  no 43 tahun 2009 menyatakan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  yang dibuat dalam dan diterima  oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Arsip statis dapat didefinisikan sebagai segala jenis record yang sudah kehilangan masa gunanya yang dilestarikan dan disimpan karena nilai sejarah, nilai pembuktian, dan informasinya

Manajemen Record

Records management is the systematic control of all records from their creation or receipt, through their processing, distribution, organization, storage, and retrieval, to their ultimate disposition.  (Read, 2008)

Manajemen record adalah pengaturan, penyusunan dan pengaturan record, dari awal mula diciptakan, diolah, disimpan, disebarkan, sampai dihancurkan secara sistematis oleh suatu organisasi maupun perorangan

Manajemen record secara keilmuan juga dapat didefinisikan sebagai pengkajian record

Siklus Hidup Record

Siklus hidup record dapat didefinisikan sebagai masa hidup sebuah record yang dapat dijabarkan dalam 5 fase yaitu penciptaan atau penerimaan record dari luar instansi, pendistribusian pada siapa record itu diterima, penggunaan, perawatan yang termasuk pada penyimpanan juga perlindungan, disposisi yaitu pemindahan, pengalihan menjadi arsip statis maupun penghancuran record

Daftar Pustaka

Sulistyo Basuki. (2013). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka

Sulistyo Basuki. (1992). TEKNIK JASA DAN DOKUMENTASI. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

Read, Judith And Ginn, Mary Lea. (2008). Records Management. United States of America : Cengage Learning

https://basipda.bekasikab.go.id/berita-pusat-arsip-records-center--persyaratan-dan-pengelolaannya.html

https://kbbi.web.id/berkas